WEBINAR ORGANISEREN: 10 TIPS VOOR EEN GEGARANDEERD SUCCES

Je wilt een webinar organiseren: hoe doe je dat? Met 10 van onze tips wordt het een gegarandeerd succes.

Natuurlijk is het spannend om een webinar te geven. Dat geldt voor bijna iedereen die dag voor de eerste keer doet. En sterker nog, zelfs voor de meest doorgewinterde presentator blijft het een opwindend moment als het webinar eenmaal start.

WAT IS EEN WEBINAR?

Een webinar is een interactieve live-uitzending via internet. Jij presenteert, terwijl het publiek via een eigen scherm toekijkt. Uiteraard bestaan er allerlei vormen en kun je een webinar organiseren voor collega’s, (potentiële) nieuwe klanten en andere doelgroepen.

Dus wil jij een inzicht delen, resultaten presenteren of een groep geïnteresseerden trainen? In al die gevallen kun je daar een webinar voor houden.

Tip: benieuwd naar het verschil tussen een webinar en een seminar? Een webinar is een seminar zonder dat het publiek fysiek aanwezig is. Je houdt een vergelijkbare presentatie, al doe je dat online. Een seminar vindt doorgaans plaats op een podium.

Wil je graag weten hoe jij een supergaaf webinar organiseert?

Gebruik dan vrijblijvend de webinar checklist configurator. Aan de hand van jouw uitkomst, sturen wij je een gerichte checklist toe waarmee jij verder kan. We leggen je uit wat een webinar precies is en hoe je dat organiseert.

Aan de hand van een aantal tips wordt dat namelijk een stuk makkelijker. Wij leggen je uit hoe anderen dat doen, waar ze rekening mee houden en wat de typische valkuilen zijn.

10 TIPS: WEBINAR ORGANISEREN

Hoe moet je een webinar organiseren? Met onze 10 tips wordt het een stuk makkelijker om dit goed te doen. Je combineert beeld, geluid en interactie, zodat jouw publiek de boodschap die je wilt overbrengen zo goed mogelijk onthoudt.

Gebruik deze tips voor de organisatie van jouw webinar:

  1. Gebruik goede software
  2. Houd het lekker informeel
  3. Maak de presentatie perfect
  4. Oefenen, oefenen, oefenen
  5. Onderschat de ondersteuning niet
  6. Houd het kort (zorg voor focus)
  7. Stuur aan op interactie
  8. Bereid een vragenronde voor
  9. Deel jouw scherm
  10. Maak een opname

1. Gebruik goede software

Hoe leuk je het webinar ook maakt, als de software hapert hebben jij en de kijkers een bijzonder slechte ervaring. Je zal zowel beeld als geluid streamen, waardoor er technisch het één en ander op orde moet zijn.

Tip: goede software betekent niet automatisch dat je beeld en geluid in de hoogste kwaliteit moet streamen. Niet alle kijkers hebben een stabiele internetverbinding en gebruiken de nieuwste hardware. Jouw software moet er vooral voor zorgen dat het webinar dat je organiseert toegankelijk is.

Webinar Software

Goede software om een webinar te houden zorgt er bovendien voor dat je de interactie aan kunt gaan. Hoe zorg je ervoor dat kijkers vragen kunnen stellen? En wat maakt het voor jou makkelijk om daarop te reageren? Houd daar rekening mee bij de keuze voor software.
Veel software biedt tegenwoordig de mogelijkheid om virtuele break-out rooms te organiseren. Je kunt deelnemers op die manier bij elkaar zetten en virtueel laten samenwerken. Dat is bijvoorbeeld goed geschikt als je een opleiding met webinars organiseert.

Tip: gebruik software die het makkelijk maakt om uitnodigingen, bevestigingen en herinneringen te sturen. Dat garandeert een goede e-mailflow, waarmee je alvast werkt in de software die je ook tijdens het webinar zal gebruiken.

2. Houd het lekker informeel

De software moet goed werken en je wilt natuurlijk een professionele indruk maken. Dat betekent aan de andere kant niet dat je het heel formeel en strak moet aanpakken. Sterker nog, kijkers komen af op jou als persoon en de emotie die je toont. Dat is wat jou bijzonder maakt en wat de kijker raakt.

Webinar organiseren houd het informeel

Houd het in plaats daarvan dus lekker informeel waar het kan. Houd er rekening mee dat kijkers misschien op kantoor, maar ook thuis of zelfs buiten in de tuin kunnen zitten. Sluit zo goed mogelijk aan bij hun omgeving en belevingswereld. Dat verkleint de afstand die ze tot jou ervaren, waardoor het bijvoorbeeld makkelijker wordt om de interactie aan te gaan en met je mee te doen.

3. Maak de presentatie perfect

Misschien geef (of gaf) je regelmatig presentaties voor publiek. Dat is net zo goed spannend, maar soms ook wat makkelijker. Je hebt directe feedback van de mensen die naar je kijken. Dat betekent dat je merkt wat er werkt (en wat niet). En dat je daar dus op kunt inspelen.

Tijdens een webinar dat je organiseer is dat een stuk moeilijker. Je bent in plaats daarvan afhankelijker van de techniek én hoe jij het hebt voorbereid. Zowel de vertraging als de gemiddeld lagere mate van interactie maken het lastig om tijdens de presentatie in te spelen op wat je ervaart.

Informeel Webinar organiseren

Dit betekent dat een gewoon goede presentatie tijdens een webinar waarschijnlijk niet voldoet. Het is voor kijkers bijzonder saai om minutenlang naar dezelfde slide te kijken, zelfs als je daarbij een interessant verhaal vertelt. De stap naar de inbox of naar andere afleidingen is snel gemaakt.

Zorg er daarom voor dat je jouw kijker bij de presentatie betrekt. Organiseer een webinar waarbij je veel slides met interessante informatie gebruikt. Of haal de slides af en toe helemaal weg. Maak van jezelf de belangrijkste informatie, bijvoorbeeld als je een verhaal vertelt waarbij je geen Visuals nodig hebt.

4. Oefenen, oefenen, oefenen

Net als tijdens andere presentaties is het belangrijk om het net te laten lijken alsof het je helemaal geen moeite kost. En als jij bij de paar mensen ter wereld hoort die daarvoor het talent hebben is dat natuurlijk mooi, maar anders is het een kwestie van oefenen.

Zorg ervoor dat het technisch allemaal klopt en dat je zorgt voor goede logistiek. Neem de presentatie oeverloos door, zodat je precies weet wat er op welk moment komt. En dat je daar dus alvast op kunt inspelen, alsof je de presentatie al honderden keren hebt gegeven.

Webinar organiseren

Oefen jouw presentatie, test de techniek en zorg ervoor dat je tijdens het webinar dat je organiseert niet tegen verrassingen aanloopt. Dus gebruik je een poll, ga je de interactie aan of krijg je vragen? Als je de presentatie vaak genoeg hebt geoefend zal je merken dat je daar je aandacht op kunt richten. De presentatie doe je grotendeels op de automatische piloot, zodat je jouw aandacht kunt focussen op de details die het bijzonder maken.

Let op: een presentatie op de automatische piloot is geen saaie presentatie. Je vertelt het verhaal alsof je het voor de eerste keer brengt. Ondertussen weet je precies wat er komt, omdat je er zo vaak mee geoefend hebt.

5. Onderschat de ondersteuning niet

Misschien zou je het liefst helemaal zelf een webinar organiseren. En de kans is groot dat je het meeste werk zelf doet, maar dat betekent niet dat er geen ondersteuning is. En sterker nog, het kan weleens heel belangrijk zijn om voor bijvoorbeeld moderators te zorgen.

Tijdens een webinar zal het publiek hopelijk vragen gaan stellen. En misschien zullen kijkers of deelnemers zelf wel updates plaatsen via sociale media zoals Twitter of LinkedIn en Facebook. Het is tijdens de presentatie natuurlijk niet mogelijk om dat allemaal in de gaten te houden.

Gebruik tijdens de organisatie van een webinar een (hoofd)moderator of meerdere moderators die deze aken voor je in de gaten houden. Zij kunnen er bovendien voor zorgen dat je geen dubbele vragen krijgt. Of dat dubbele vragen gefilterd worden, zodat jij antwoord kunt geven op wat er daadwerkelijk doorheen komt.

Bovendien geeft het ontzettend veel rust als je weet dat er ondersteuning is. Dat geldt voor een moderator, net als voor iemand die technisch in de gaten houdt of het allemaal klopt en bijvoorbeeld kijkers geen problemen ervaren.

6. Houd het kort (zorg voor focus)

Veel organisatoren van webinars zouden het liefst zoveel mogelijk vertellen. En dat is niet vreemd, omdat je natuurlijk een goed verhaal hebt en misschien zoveel mogelijk waarde wilt bieden aan kijkers.

Toch is het verstandig om het juist kort te houden. Of in ieder geval het doel te stellen een korte webinar te organiseren. Dat helpt je om focus aan te brengen, iets dat een paar voordelen oplevert:

  • Vertel kijkers waar het om gaat
    Vooraf wil je kijkers of deelnemers duidelijk vertellen waar je het over zal hebben. Dat lukt het best als je zorgt voor veel focus. Het voorkomt vage omschrijvingen, omdat je in een paar regels moet aangeven wat jouw webinar de kijker gaat opleveren.
  • Houd het interessant
    Tijdens het webinar zelf is het belangrijk om niet te veel uit te wijden. Behoud de focus en zorg voor een eenduidige boodschap. Dat maakt het voor deelnemers een stuk makkelijker om hun aandacht erbij te houden.
  • Organiseer nog een webinar
    Zorg je voor voldoende focus en houd je het kort? Dan is de kans groot dat je de volgende keer nog een webinar kunt organiseren. Op die manier weet je zeker dat er voldoende te vertellen blijft, zodat je misschien zelfs een serie kunt starten.

Tip: beperk jouw verhaal tot maximaal een uur. En liever nog wat minder, als je ruimte wilt houden voor vragen vanuit het publiek.

7. Stuur aan op interactie

Een uur lang luisteren, dat is voor niemand leuk. Tenminste, in de meeste gevallen is de spanningsboog van mensen niet zo uitgebreid. Zorg in de tussentijd dus voldoende interactie. Als jij kijkers aan het werk zet of ze vragen stelt is de kans groot dat het voor hen een stuk leuker wordt om actief te blijven.

Webinar - Een vragenronde organiseren

Met de juiste software kun je eenvoudig sturen op interactie. Gebruik bijvoorbeeld een poll. Je kunt daar mee openen, om een paar vragen te stellen en na te gaan wie je eigenlijk voor je hebt. Tijdens het webinar dat je organiseert kun je op die manier checken of iedereen begrijpt waar je het over hebt. Of wat hun meningen en inzichten zijn, zodat je daarop in kunt spelen.

Tip: wil je de interactie zo open mogelijk aan gaan? Gebruik een chatvenster, zodat je met de kijkers en deelnemers in gesprek kunt.

8. Bereid een vragenronde voor

Jij kunt deelnemers vragen stellen om de interactie aan te gaan. Daarnaast is het een goed idee om hen uit te nodigen om jou te bevragen. En dat kun je doen door ze aan te geven dat ze een vraag mogen stellen, maar dat is vaak niet voldoende.

Dus wil je een webinar organiseren dat zorgt voor interactie? Bereid het publiek al in een eerder stadium alvast voor op het feit dat je daarom zal vragen. Geef ze in het begin alvast even de tijd om over een vraag na te denken. Of geef aan dat je straks een vragenronde zal doen. Dat helpt jouw publiek om daarop voor te bereiden. De kans op interactie wordt een stuk groter, omdat je deelnemers niet zo voor het blok zet.

Software voor het organiseren van een webinar

 9. Deel jouw scherm

Wil je uitleggen hoe bepaalde software werkt of welke data je hebt verzameld? Natuurlijk kun je dat allemaal voorbereiden in een presentatie. Een stuk interactiever wordt het als je gewoon jouw scherm deelt. Je kunt dan de actuele gegevens laten zien. Bovendien kunnen kijkers zien waar je klikt, waar je op let en wat er wel of niet belangrijk is.

Let op: deel je jouw scherm? Zorg ervoor dat je alleen het scherm deelt dat je wilt presenteren. En check kort van tevoren of de data klopt en of het allemaal werkt. Een scherm delen maakt het extra interactief, maar brengt ook risico met zich mee.

10. Maak een opname

Zorg er ten slotte voor dat je een opname maakt van het webinar. Je kunt die opname gebruiken om kijkers later (nog een keer) toegang te geven. En ben je dat niet van plan? Kijk de beelden dan in ieder geval zelf terug. De kans is groot dat je verbeterpunten ziet. Zodat je de volgende keer een nog beter webinar kunt organiseren, omdat je er iedere keer een beetje beter in wordt.